Custodia de archivos, un problema con fácil solución

Las empresas y autonomos tienen que guardar por ley muchos documentos y papeles durante varios años. La mayoría de las oficinas utilizan habitaciones vacías para la custodia de los archivos, pero llega un momento en el que esa habitación o se queda pequeña o se necesita para otra función. También se dan los casos de empresas que no disponen de habitaciones para utilizarlas como archivo y esto conlleva que existan empresas desorganizas y en algunos casos claustrofóbicas, que en el momento de que nos requieran un papel se entra en pánico ya que nada está correctamente organizado.

Islatrans ofrece un servicio de custodia de archivo para aquellas empresas que no dispongan de sitio propio o se les haya quedado pequeño. Ofrece un espacio, el cual podrá organizarse de la mejor forma que desee, ya que ponemos a disposición del cliente una serie de estanterías para que pueda organizar por años e impuestos los A-Z.

Pero antes de entrar al trastero deberíamos de llevar a cabo la tan temida limpieza de ejercicios anteriores. Las empresas y los autónomos tienen que respetar dos plazos establecidos por ley a la hora de custodiar archivos que pueden ser requeridos por los organismos públicos en cualquier proceso de investigación. Para saber los periodos de guarda de archivos debemos tener en cuenta dos leyes: – El código de comercio y la Ley General Tributaria.

El artículo 30 del Código de Comercio nos exige conservar durante el plazo de 6 años los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

El fallecimiento del empresario o la disolución de la sociedad no exime del cumplimiento de la guarda de los archivos, este deber recaerá sobre los herederos y liquidadores de la sociedad.

La Ley General Tributaria nos habla de la prescripción de los derechos de la administración para requerir el pago de las deudas tributarias, este plazo de prescripción permanece durante 4 años, si no se produce ninguna interrupción de la prescripción, en este último caso comenzara un nuevo periodo de prescripción con lo que se podría superar el periodo de custodia de archivos establecidos en el Código de Comercio. Se deberán conservar los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal).

Una vez hayamos seleccionado los papeles que debemos conservar y cuales podemos destruir, debemos de recordar el servicio que Islatrans presta a las empresas y autónomos de destrucción certificada de archivos, para que el cliente no se tenga que encargar de nada.

Finalmente cuando nos vamos a instalar en el trastero sería conveniente clasificar los archivadores por años y trimestres de los ejercicios anteriores para así poder encontrar los archivos más fácilmente, otra opción sería ordenar los A-Z por tributos utilizando para cada tributo y año un A-Z diferente.

Porque a todos nos gustan las cosas ordenadas e invertir el menor tiempo posible en la búsqueda de papeles. Por todo ello y por los servicios que Islatrans le puede ofrecer, además de la seguridad y confidencialidad durante la custodia, no dude en pedirnos presupuesto o personarse en nuestras instalaciones para pedir más información.