Como realizar la mudanza de una oficina sin resentir su actividad

Como realizar la mudanza de una oficina sin resentir su actividad

En el artículo de hoy vamos a tratar los factores claves a tener en cuenta antes de iniciar el traslado de una oficina o empresa.

La organización y la planificación son los grandes aliados a la hora de realizar la mudanza de oficinas y empresas.

Puede resultar una mudanza como otra cualquiera, pero ni por asomo. Las mudanzas de oficinas y empresas no solo implica a los directivos, sino que también se encuentran involucrados los empleados.
Realizar un cambio de oficina supone un tiempo y costes que tenemos que lograr reducir lo máximo posible si no queremos que la actividad de nuestra empresa se vea mermada. Estos factores varían en función de la magnitud de la oficina o empresa, pudiendo ir desde un par de días hasta meses.

En primer lugar:

  • Visualiza la mejor fecha para realizar la mudanza en Málaga o mudanza en Cádiz. Marque en su calendario la de la mudanza: Lo más recomendable es que se realice en temporada de menos actividad de la empresa y si es posible en los días en los que no se opere. Una vez hayas pensado la mejor temporada, tenga en cuenta las vacaciones del personal.
  • Cuando tengas concretada la fecha del servicio comienza a trazar los planos. Es vital que antes de realizar el movimiento se planifiquen los espacios, se organice la distribución de la oficina. Esto nos permitirá conocer qué objetos de la antigua oficina son utilices y cuáles no llegando así a nuestro siguiente punto.
  • Realizar un buen planteamiento del espacio evitará realizar reformas a corto plazo.
  • Tenemos que tener en cuenta que una mudanza de empresa es una magnífica oportunidad para optimizar los modelos de trabajo y pensar en una operativa más eficaz.

Organizado tiempo y espacio…

Þ Haz una reunión de personal: Es importante que todo el mundo sepa que se va a producir una mudanza. De este modo tendrán tiempo de formar parte del cambio, ayudar y tener listo el trabajo para el momento en que tengáis que mudaros.

Þ Inicia el descarte de material: Como en toda empresa, la documentación abunda. Llegados a este punto es el momento de deshacerse del papeleo que no es vital para la empresa o digitalizarlo y aquel que no se tiene que mantener legalmente. Del mismo modo, desecha máquinas o artículos rotos o inútiles. Es muy común caer en el error de intentar llevarse todos los objetos sin realizar una selección previa. ¡No lo hagas! Para ello no caer en ese error puedes visitar nuestro anterior artículo.

Þ Haz un planning con las tareas prioritarias para antes, durante y al finalizar el traslado. Realizar un inventario de los objetos que se trasladan nos ayudará para que no ser pierda nada y a encontrar más rápidamente una vez instalados el material necesario. Para esta tarea es conveniente que cada empleado sepa su papel en la mudanza, empaquetando y organizando el material imprescindible que necesita para empezar a trabajar lo antes posible.

Þ Recoloque primero los departamentos más importantes. La mudanza se puede realizar en varias etapas, pero siempre teniendo claras las prioridades. Sería bueno trasladar los diferentes departamentos por orden de importancia.  Asegúrate de haber dado de alta los servicios públicos de agua, electricidad y gas, compruebe Internet.  Si se va a renovar el mobiliario cuente con los tiempos de elección, elaboración y montaje del mismo para que el inicio de la actividad no le pille sin mesas ni sillas.

Þ Pon apunto el sistema informático, ya que normalmente necesitan un proceso más largo de instalación y puesta a punto, así mientras nos ocupamos del traslado de otros enseres, el personal técnico pueda ir instalándolos. De esta manera, una vez el resto de los objetos lleguen a tu nueva oficina, los ordenadores ya estarán preparados para empezar a trabajar cuando antes.

Þ Consejo extra: Si no cuentas con expertos en la materia, haz una foto a los cables antes de desconectar los equipos informáticos para asegurarte de que sabes cómo montarlos en tu nueva oficina. Hacemos extensible esta recomendación a teléfonos, fotocopiadoras, sistemas de vigilancia, …etc.

No dejes para lo último los aspectos más importantes

1.Cuente con profesionales para su mudanza
Tenga el tamaño que tenga su empresa, lo mejor es siempre contar con una empresa de profesionales de las mudanzas para que nos ayuden, para que la mudanza sea más efectiva. Como abarcado a lo largo del artículo, nuestra intención es acortar tiempos y si nos proponemos realizar nosotros mismo el desmontaje, embalaje y montaje de nuestro mobiliario nos pueden suponer costes económicos para nuestra empresa mayores que contratar a expertos.
A la hora de hacer una mudanza de oficina optar por una empresa especializada en mudanzas, con un equipo de profesionales con años de experiencia es siempre un acierto garantizado.
2. Clientes y redes sociales
Que no se le olvide avisar a todos tus clientes del traslado y del plazo que estiméis no vais a estar disponibles para ellos. Puede dar esa información a través de la página web de la empresa o realizar un mailing a todos tus contactos indicando las fechas y los nuevos datos de contacto.
Así como de cambiar los datos de contacto en cualquier lugar que aparezcan. Es importante que actualicéis vuestra dirección en lugares como: redes sociales (Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram, etc), Google My Business, tarjetas de visita, página web, firmas de correos electrónicos y cualquier otro sitio público en el que aparezca vuestra dirección.

Sobre todo, mantén la calma. Los nervios te pueden jugar una mala pasada y hacer que tomes decisiones equivocadas.

Esperamos que con estos consejos pueda completar la mudanza de su oficina de forma perfecta. Lo único pendiente será prestar atención a los objetivos empresariales que se presenten en esta nueva etapa y contar con grandes expertos en la materia.
Desde Islatrans estaremos encantados de asesorarle y organizar su mudanza con la mayor agilidad posible para que pueda iniciar su actividad con gran éxito. 

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